淺析SAP系統(tǒng)財務(wù)模塊在礦業(yè)公司的應(yīng)用
發(fā)表于：2017/4/13 13:35:00??閱讀量： [關(guān)閉]
摘要：本文以公司SAP管理系統(tǒng)軟件的實施過程為背景，在簡述了公司SAP系統(tǒng)財務(wù)模塊基本概況的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)產(chǎn)生的差異進行了分析，并且結(jié)合差異分析重點對提升成本的準(zhǔn)確性做了詳細(xì)研究。
1.課題研究的背景和意義
近年來，隨著信息建設(shè)的大力普及，大多鋼鐵行業(yè)都陸續(xù)開始實施ERP項目，各礦業(yè)公司也跟隨時代腳步，加強信息化建設(shè)，組織實施SAP公司的企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)建設(shè)。但是出于投資效益、系統(tǒng)與公司管理融合度及公司實際需求等多方面因素考慮，該公司只使用了SAP的ERP軟件中的MM(供應(yīng))模塊、PP(生產(chǎn))模塊、SD(銷售與分銷)模塊和FI/CO(財務(wù))模塊四個模塊[1] 。首先從公司總部和幾個具有代表意義的礦山開始實施ERP系統(tǒng)，通過調(diào)研、藍圖設(shè)計、系統(tǒng)配置、單元(集成)測試、上線數(shù)據(jù)導(dǎo)入等，最終在2009年6月一期項目成功上線。待IT人員和業(yè)務(wù)人員對ERP系統(tǒng)的管理理念和基本操作都有了深入了解后，公司又陸續(xù)組織實施了二期、三期項目，一共成功上線了10個單位。
在以后的系統(tǒng)使用過程中，因為業(yè)務(wù)的復(fù)雜多變性，系統(tǒng)也遭遇了或大或小的變動，尤其是業(yè)務(wù)變更對財務(wù)模塊的影響，財務(wù)模塊是系統(tǒng)管理的核心部分，其他三個模塊任一模塊發(fā)生變化都會影響到財務(wù)對賬，供應(yīng)模塊和生產(chǎn)模塊造成的影響尤為嚴(yán)重，會直接影響到財務(wù)成本的準(zhǔn)確性。本篇論文重點分析ERP系統(tǒng)與原有新中大系統(tǒng)的差異和如何提高成本的準(zhǔn)確性。
2.公司SAP財務(wù)系統(tǒng)概況
財務(wù)模塊包括FI(財務(wù)會計)和CO(管理會計)兩大部分，其中FI包括總帳、往來、材料、固定資產(chǎn)、銷售開發(fā)票等部分的業(yè)務(wù);CO主要是公司內(nèi)部的管理控制、利潤分析、成本核算等。如圖1所示，可以清楚區(qū)分FI和CO的區(qū)別。
圖1：FI和CO的區(qū)別
目前，公司實行SAP系統(tǒng)與原有新中大系統(tǒng)并行策略，兩套系統(tǒng)并行，無疑加重了相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作，上線三年來，通過業(yè)務(wù)人員與IT人員的共同努力與相互配合，現(xiàn)在很多賬目明細(xì)都是從SAP系統(tǒng)里導(dǎo)出的，比起上線之初，已經(jīng)大大減輕了工作量，存貨明細(xì)通過SAP報表導(dǎo)出，新中大系統(tǒng)只記錄總帳，部分礦山的固定資產(chǎn)明細(xì)也是通過SAP報表導(dǎo)出，以SAP系統(tǒng)的折舊方式為準(zhǔn)，為財務(wù)對賬查賬減輕了很多的負(fù)擔(dān)，圖2為公司已上線單位財務(wù)模塊的組織架構(gòu)，清楚的展示了該公司的層次結(jié)構(gòu)。
圖2：公司組織架構(gòu)
[page] 3.詳解SAP的成本管理理念
產(chǎn)品成本控制[3]模塊是生產(chǎn)和管理會計的交叉部分，成本管理子系統(tǒng)與銷售、生產(chǎn)、庫存等系統(tǒng)密切聯(lián)系，是整個ERP系統(tǒng)實現(xiàn)閉環(huán)控制的重要環(huán)節(jié)。它可以更加準(zhǔn)確、快速的進行成本費用的歸集和分配，提高成本計算的及時性和準(zhǔn)確性。成本是在財務(wù)業(yè)務(wù)中難以理解和實施的，掌握了企業(yè)成本核算的會計也基本完全掌握了整個企業(yè)財務(wù)核算、管理的基本流程;說到熟悉，我們從參加工作那天起無不時時刻刻的在聽領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于強調(diào)降低成本管理的重要性，我們基層的管理人員無不倡導(dǎo)和實施降低產(chǎn)品成本的各項措施，所以成本管理是很重要的。
公司的ERP系統(tǒng)的成本管理，是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)研討，確定自制半成品和產(chǎn)成品的標(biāo)準(zhǔn)價和各個生產(chǎn)工序的作業(yè)價格，標(biāo)準(zhǔn)價乘以當(dāng)月的產(chǎn)量就是礦石或鐵精粉的計劃成本，實際成本則是通過前端業(yè)務(wù)部門發(fā)料到成本中心或者生產(chǎn)訂單，加上財務(wù)人員記入的各項費用，月結(jié)時系統(tǒng)計算出實際成本減去計劃成本的差異，財務(wù)人員再按照差異計算公式來計算出出庫產(chǎn)品和庫內(nèi)產(chǎn)品各自所分?jǐn)偟牟町?，將差異手工記帳，差異的計算公式如下?/p>
(1)先結(jié)算礦石，將差異分到庫存商品和精粉生產(chǎn)成本
礦石：實際生產(chǎn)成本 - 入庫計劃成本 = 半成品生產(chǎn)成本差異 (庫存商品和鐵精粉生產(chǎn)成本一部分)
每噸礦石分?jǐn)偛町?= (起初半成品生產(chǎn)成本差異+本期半成品生產(chǎn)成本差異)/(起初庫存+本期入庫)
本期領(lǐng)用分?jǐn)偛町?= 本期領(lǐng)用量*每噸礦石分?jǐn)偛町?/p>
(2)再結(jié)算精粉，將差異分到庫存商品和主營業(yè)務(wù)成本
精粉：實際生產(chǎn)成本 - 入庫計劃 = 產(chǎn)成品生產(chǎn)成本差異 (庫存商品和主營業(yè)務(wù)成本)
每噸鐵精粉分?jǐn)偛町?= (起初成品生產(chǎn)成本差異+本期成品生產(chǎn)成本差異)/(起初庫存+本期入庫)
本期銷售分?jǐn)偛町?= 本期銷售量*噸鐵精粉分?jǐn)偛町?/p>
例：某礦山成本月結(jié)數(shù)據(jù)
將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)代入差異公式，算出：
礦石應(yīng)轉(zhuǎn)走的差異為：34826.21
f-02手工做賬：
借：物料消耗-自制半成品(產(chǎn)成品訂單號)34826.21
貸：自制半成品差異 34826.21
精粉應(yīng)轉(zhuǎn)走的差異為：3618956.51
f-02手工做賬：
借：主營業(yè)務(wù)成本 3618956.51
貸：產(chǎn)品成本差異 3618956.51
注：(以上涉及的數(shù)據(jù)只是舉例說明，不是公司實際數(shù)據(jù)。)
[page] 此核算步驟清晰易懂，易于操作。同時財務(wù)業(yè)務(wù)人員對比實際成本和計劃成本，分析差異，找出造成差異的原因，從而能夠有效地控制成本。本文從SAP軟件成本管理模塊的應(yīng)用著手，從提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量的角度，系統(tǒng)地總結(jié)了在該環(huán)境下提高產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的具體做法，以促使財務(wù)人員職能逐步向管理職能轉(zhuǎn)變。圖3為公司SAP系統(tǒng)的成本流，生動形象的表明了成本的來龍去脈。
圖3：成本流
4.縮小差異提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性
4.1提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性所需要的基礎(chǔ)工作
首先，加強業(yè)務(wù)部門操作人員的基礎(chǔ)會計知識培訓(xùn)，讓其明白自己已成為會計信息的產(chǎn)生人員，會計信息的準(zhǔn)確與否很大部分依靠他們準(zhǔn)確完整的業(yè)務(wù)操作。如對于年度內(nèi)降價幅度較大的物料，如果業(yè)務(wù)人員生產(chǎn)訂單的數(shù)據(jù)錄錯更改不及時，很可能導(dǎo)致成本核算偏差較大，反映不了真實的成本水平。通過培訓(xùn)，培養(yǎng)關(guān)鍵用戶查賬的習(xí)慣，每次結(jié)賬前都要檢查數(shù)據(jù)的正確性，使其明確操作后果——所有操作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均會在財務(wù)模塊得到體現(xiàn)，而不論其正確與否。因此財務(wù)部門要發(fā)揮主導(dǎo)管理的職能，從財務(wù)的角度規(guī)范業(yè)務(wù)操作。
其次，強化流程的意識。業(yè)務(wù)人員要認(rèn)識到，不能單純認(rèn)為自己或自己部門的工作做好了就行了。流程的內(nèi)涵已打破了過去職能部門間的工作界限，一項工作任務(wù)的完成需要流程中的所有部門參與合作，共同完成。如一個產(chǎn)品訂單的成本核算需要計劃部門、配料發(fā)料部門、生產(chǎn)制造部門和財務(wù)成本核算部門共同來完成，任何一個部門操作的信息流存在問題，整個成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要從思想上打破部門間的壁壘，實現(xiàn)實時溝通協(xié)商，一旦發(fā)現(xiàn)與平時結(jié)賬不一樣的地方，發(fā)現(xiàn)特殊問題，立刻找相關(guān)部門咨詢溝通。
最后，編制基于業(yè)務(wù)流程的SAP崗位操作手冊，將每個操作崗位的具體操作步驟用圖表、文字相結(jié)合的形式詳細(xì)列明，并注明每個操作環(huán)節(jié)的注意事項以及可能帶來的后果，這樣不論公司人員如何變動，均不會影響SAP操作的效果，有效地避免了因操作錯誤帶來數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的后果。這一工作需要專門的 SAP 項目小組去逐一制定，并在工作開展和解決問題的過程中不斷細(xì)化。目前，通過幾次系統(tǒng)項目的實施，操作手冊已經(jīng)基本完善，只是關(guān)鍵用戶習(xí)慣依賴于相關(guān)模塊的IT人員，還需關(guān)鍵用戶和IT人員的共同努力來改善。
4.2提高成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的途徑
在標(biāo)準(zhǔn)成本核算方法下，要提高成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，應(yīng)著重從差異產(chǎn)生的根源著手，關(guān)注差異形成的過程及影響因素，管理好這些即可從源頭上提高成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
一是材料價差部分應(yīng)注意的事項。為簡化起見，將價差僅僅視為發(fā)票價格與采購訂單中定價的差異，不考慮其他影響價差的因素。首先應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門(主要是采購部門)每月及時取得購貨發(fā)票，既是為了發(fā)票抵扣的需要，也是為了避免標(biāo)準(zhǔn)價偏差太大造成物料成本失實。比如，一個新的材料如果估價較高，而發(fā)票不能當(dāng)月取得的話，就可能造成使用該物料的產(chǎn)品成本偏高，直接影響到公司產(chǎn)品的盈虧核算，無法如實反映實際成本，也影響到了公司的相關(guān)決策。對于當(dāng)月確實無法取得發(fā)票的物料，需要在月底結(jié)賬之前由財務(wù)部門和采購部門共同確定材料估價，以確保價格相對準(zhǔn)確。對于上述工作要落實到位，采購和財務(wù)部門須有一套相應(yīng)的管理機制來指導(dǎo)和約束，作為固定的流程確定下來。
二是材料量差部分應(yīng)注意的事項。量差即因?qū)嶋H用料與系統(tǒng)用料數(shù)量的不同而產(chǎn)生的差異，可能因材料質(zhì)量問題、生產(chǎn)設(shè)備問題、過泵不十分精確等一些無法避免的客觀因素產(chǎn)生的誤差。生產(chǎn)部門是每天上傳生產(chǎn)數(shù)量和消耗數(shù)量，到月底的時候再次整理當(dāng)月生產(chǎn)總量和消耗總量，由于不可避免的誤差，月底總會有一筆總的調(diào)整，將當(dāng)月數(shù)量的差異調(diào)平，由于公司SAP的部分物料采用移動平均價的計算方法，必然會產(chǎn)生與事實情況有出入的數(shù)據(jù)，財務(wù)部門應(yīng)和前端部門多溝通，努力將誤差降到最低，以提高生產(chǎn)成本的準(zhǔn)確度。
5.結(jié)論
總的來說，ERP的主要內(nèi)涵是打破企業(yè)的四壁，把信息集成的范圍擴大到企業(yè)的上下游，企業(yè)在實施完成了ERP系統(tǒng)后應(yīng)該使整個運行貫穿于成本核算控制之中，突出核心作用，使之前置物流部分與后面的財務(wù)部分有機的結(jié)合在一起形成一個閉環(huán)的結(jié)構(gòu)，ERP系統(tǒng)各部門在系統(tǒng)作業(yè)上環(huán)環(huán)相扣，最終的單據(jù)由財務(wù)人員審核記帳，方便工廠內(nèi)部管理的內(nèi)部監(jiān)督﹑內(nèi)部控制，體現(xiàn)了集成管理思想
ERP系統(tǒng)為企業(yè)提供了一個統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理信息平臺，將企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)外部供需鏈上所有的資源與信息進行統(tǒng)一的管理，盡量減少失誤操作，縮小系統(tǒng)差異，提高成本控制的力度與準(zhǔn)確性，通過先進技術(shù)和現(xiàn)代化軟件的管理提升公司的精細(xì)管理。所以說，公司實施ERP系統(tǒng)，根本的目的不在于為了引進一套現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，更重要的是運用ERP系統(tǒng)來對企業(yè)的業(yè)務(wù)進行重新梳理與優(yōu)化，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營的精細(xì)化與集約化，而帶來的好處就是成本的降低、響應(yīng)客戶需求的時間更快、為客戶提供更好的服務(wù)。
來源：e-works
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